Google Apps, G Suite, Workspace: měníte název, nebo způsob práce?

Rychlá odpověď

Při převzetí prostředí se ptejte na doménu, vlastníka administrace a fakturaci. Změna názvu produktu sama o sobě není plánem migrace ani důkazem správné konfigurace.

Situace, kterou má smysl řešit

Firma hledá přístupy k účtu založenému před lety pod starým názvem. Zaměstnanci mezitím vytvořili vlastní postupy a část agendy běží jinde. Berte tento příklad jako modelovou situaci, nikoli jako referenci konkrétního zákazníka. Na poradě si ověřte, zda podobná závislost existuje také u vás a jak by ovlivnila běžný pracovní den.

Tři kroky pro váš tým

• Sepište domény a správce.
• Ověřte přístup k fakturaci a obnově účtu.
• Zmapujte skutečně používané aplikace.

Začněte na omezeném rozsahu, kde lze výsledek zkontrolovat. Změnu nejprve projděte s člověkem, který danou práci vykonává, a se správcem prostředí. U důležitých zásahů si předem dohodněte způsob návratu a ověření. Výstupem nemá být jen odškrtnutá položka, ale konkrétní rozhodnutí s odpovědnou osobou.

Jak poznáte, že se věc posunula?

Při další kontrole byste měli umět odpovědět na tři otázky: co jsme změnili, kdo změnu převzal a jak jsme ověřili výsledek. Pokud odpověď závisí pouze na paměti jednoho kolegy, doplňte krátký zápis. Rozsah dokumentace přizpůsobte významu procesu; není nutné vytvářet dlouhou příručku kvůli každému drobnému kroku.

Co udělat teď

Vyberte jeden z uvedených kroků a přidělte mu vlastníka i termín. Pokud potřebujete pohled zvenčí, proberte s námi konkrétní postup. Pro předání dovedností celému týmu můžete využít praktická školení.