Hosté v Teams: kdo je ještě opravdu potřebuje?

Rychlá odpověď

Evidence externích přístupů má obsahovat vlastníka spolupráce a termín kontroly. Samotné stáří účtu není spolehlivým ukazatelem, zda přístup ponechat nebo odebrat.

Situace, kterou má smysl řešit

Dodavatel dokončil projekt, ale jeho účet zůstává členem týmu. Nikdo nedostal úkol ověřit ukončení spolupráce. Berte tento příklad jako modelovou situaci, nikoli jako referenci konkrétního zákazníka. Na poradě si ověřte, zda podobná závislost existuje také u vás a jak by ovlivnila běžný pracovní den.

Tři kroky pro váš tým

• Projděte externí členství.
• Ověřte potřebu s vlastníky.
• Zaznamenejte provedené změny.

Začněte na omezeném rozsahu, kde lze výsledek zkontrolovat. Změnu nejprve projděte s člověkem, který danou práci vykonává, a se správcem prostředí. U důležitých zásahů si předem dohodněte způsob návratu a ověření. Výstupem nemá být jen odškrtnutá položka, ale konkrétní rozhodnutí s odpovědnou osobou.

Jak poznáte, že se věc posunula?

Při další kontrole byste měli umět odpovědět na tři otázky: co jsme změnili, kdo změnu převzal a jak jsme ověřili výsledek. Pokud odpověď závisí pouze na paměti jednoho kolegy, doplňte krátký zápis. Rozsah dokumentace přizpůsobte významu procesu; není nutné vytvářet dlouhou příručku kvůli každému drobnému kroku.

Co udělat teď

Vyberte jeden z uvedených kroků a přidělte mu vlastníka i termín. Pokud potřebujete pohled zvenčí, proberte s námi konkrétní postup. Pro předání dovedností celému týmu můžete využít praktická školení.